Wie kann das Besucherlimit durch Zeitfenster-Tickets gesteuert werden?

Um großen Andrang in einen gleichmäßigen Besucherstrom zu überführen und feste Besucherlimits einzuhalten, eignen sich insbesondere Zeitfenster-Tickets zur Regulierung des Zutrittszeitpunktes. Durch den Verkauf im Online-Shop, an der Kasse oder über das Backend können Besuchern so bereits vor dem Besuch nur noch verfügbare Zeitslots angeboten und Kapazität übermittelt werden.

Weitere Varianten zu Steuerung des Besucherlimits können auch über Tages-Tickets und den Einsatz einer Zutrittskontrolle gewährleistet werden. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Ansprechpartner.

Einrichtung

1. Definieren Sie die Parameter für die Zeitfenster

   1. Legen Sie eine mittlere Verweildauer (MVD) für den Bereich fest, für den das Ticket gilt – Beispiel: 2 Stunden

   2. Definieren Sie die maximal zulässige Kapazität (Besucherlimit – BL) des Bereiches zum gleichen Zeitpunkt – Beispiel: 100 Personen

   3. Definieren Sie die Länge des Zeitfensters (LZF) für den Zutritt – Beispiel: 30 Minuten

   4. Errechnen Sie die festzulegende Kapazität des Kontingents je Zeitfenster:

      1. Teilen Sie die mittlere Verweildauer (MVD) durch die Länge des Zeitfensters (LZF), um die Anzahl der Zeitfenster (AZF) zu ermitteln

      2. Teilen Sie das Besucherlimit (Gesamtkapazität des Bereichs zu einem Zeitpunkt) durch die errechnete Anzahl der Zeitfenster, um die Kapazität je Zeitfenster (KZF) zu ermitteln

2. Richten Sie für das Zeitfenster-Ticket in der Ticketkonfiguration die entsprechenden Werte ein

   1. Zeitfenster (LZF): 30 Minuten

   2. Karenzzeit nach Eintritt: 30 Minuten

3. Definieren Sie die weitere allgemeine Konfiguration des Tickets wie gewünscht.

4. Legen Sie ein Kontingent mit anteiligem Verkaufslimit für den Tages- bzw. Vorverkauf an. Sie können den Verkauf je Kanal individuell steuern – Direktverkauf go~mus Backend, Online-Shop oder Kasse vor Ort. Bei Zeitfenstertickets ist für den Tagesverkauf immer der Beginn des Zeitslots ausschlaggebend, d.h. eine Tagesverkaufsdauer von 12h bedeutet, dass für den Zeitslot um 10 Uhr der Tagesverkauf am Vorabend um 22 Uhr startet. (Siehe auch: Neues Kontingent anlegen)

5. Richten Sie eine Kontingentregel ein. Legen Sie die Gesamtkapazität auf das errechnete maximale Besucherlimit je Zeitfenster (KZF) fest. Im Optionsmenü auf der rechten Seite können Sie sich die Einrichtung anzeigen lassen. Die angezeigte Kapazität gilt je Zeitfenster.

Es stehen nun bezogen auf die Gesamtkapazität je Zeitfenster nur genau so viele Tickets zur Verfügung, dass die maximale Kapazität gestaffelt erreicht wird. Der Besucherstrom kann damit konstant bis zur maximalen Auslastung reguliert werden.

Beispiel

Beispiel für den Ticketverkauf mit einem gestaffelten Zugang und mittlerer Verweildauer von 2 Stunden für Zutritts-Zeitfenster von 30 Minuten

• 1. Zeitfenster: 25

• 2. Zeitfenster: Einlass 25 – im Bereich befinden sich bereits 25 Personen

• 3. Zeitfenster: Einlass 25 – im Bereich befinden sich bereits 50 Personen

• 4. Zeitfenster: Einlass 25 – im Bereich befinden sich bereits 75 Personen - Kapazität 100 ist mit Zeitfenster 4 erreicht

• 5. Zeitfenster: Einlass 25 – Bei der angenommenen Verweildauer von 2 Stunden haben 25 Personen aus dem ersten Zeitfenster den Bereich verlassen; die Gesamtkapazität von 100 Besuchern wird ab dem 5. Zeitfenster mit dieser Variante rechnerisch eingehalten.

Ansicht Kapazitätenverteilung im Kontingent des Beispiels

Weitere Hinweise

Hinweise Zeitfenster-Tickets

Zeitfenster-Tickets stehen an der Kasse über das go~mus Kassen-UI für alle eingerichteten Zeitslots zur Verfügung. Über die Schnelltasten im Korona-Tastaturlayout kann jeweils nur das aktuelle Zeitfenster bereitgestellt und verkauft werden.

Karenzzeiten

Um den Übergang der Zeitfenster weicher zu gestalten, können Karenzzeiten in der Ticketkonfiguration etwas vor und etwas nach Beginn des Zeitfensters gesetzt werden. Eine Karenzzeit von 10 Minuten vor Beginn des Zeitfensters erweitert entsprechend die Gültigkeit des Tickets beim Erfassen an der Eintrittsanlage. Die Karenzzeiten werden dem Besucher nicht angezeigt.

Um den gesamten Zeitraum des Zeitfensters abzubilden muss über die Karenzzeit mindestens die Länge des Zeitfensters angegeben werden. Soll eine effektive Karenzzeit nach Ende des Zeitfensters zum Zutritt bei Variante 1 eingerichtet werden, muss die Dauer des Zeitfensters um diese Zeit erweitert werden.

Umgang mit No-Shows und Steuerung über die Zutrittskontrolle am Einlass

Werden online kostenfreie Zeitfenster zur Regulierung des Besucherstroms angeboten, kommt es häufiger als bei kostenpflichtigen Tickets zu No-Shows. Um die tatsächliche Auslastung zu erfassen sollten mit einer Eintrittsanlage (Handscanner, Drehkreuze) die Eintritte erfasst werden. Wurde das Ticketkontingent im Verkauf ausgeschöpft, nachweislich aber nicht alle Tickets für den Eintritt genutzt, stehen verschiedene Optionen vor Ort zur Verfügung:

Option 1: ein vor-Ort-Kontingent einrichten. Ein von dem eingerichteten Zeitfenster-Kontingent unabhängiges Kontingent steht für zusätzliche Tickets zur Verfügung. Diese Tickets werden separat und in einem eigenen Kontingent angelegt und nur im Verkauf vor Ort angeboten.

Option 2: über Zählbarcodes werden weitere Eintritte erfasst. Der Zählbarcode liegt dem Einlasspersonal vor und wird verwendet, um Eintritte ohne Ticket zu erfassen. Die Tickets können anschließend in go~mus nachgebucht werden.

Hierdurch wird die Regulierung des Besucherstroms auf die Zutrittskontrolle erweitert bzw. verlagert. Der Zutritt kann je nach Einrichtung und Version Ihrer go~mus Instanz im go~mus Backend kontrolliert werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren Ansprechpartner.

Verkauf nur für die nächsten Tage oder Wochen freischalten

Da niemand weiß, wie lange die Museen geöffnet bleiben dürfen, scheint es sinnvoll, Tickets nicht zu weit im Voraus also etwas nicht für zwei Monate im Voraus zu verkaufen.

Wenn Sie einrichten wollen, dass Tickets immer nur beispielsweise 14 Tage im Voraus buchbar sind, geht dies sehr einfach im Kontingent:

• Kontingent bearbeiten und folgende Werte einstellen

  • Vorverkauf = 0% (alle Verkaufskanäle)

  • Tagesverkauf = 100% (alle Verkaufskanäle)

  • Tagesverkaufs-Dauer = Zeit in Stunden, für die im Voraus verkauft werden soll (bei einem Verkauf von maximal 14 Tagen im Voraus wäre hier 336 einzutragen)

• Im Online-Shop oder über S&B testen, ob das gewünschte Ergebnis erreicht wurde (die Kapazitätsanzeige des Kontingents ist für diese Einstellung nicht aussagekräftig)

• Obige Schritte für alle Kontingente, über die aktuell Tickets verkauft werden, wiederholen.

Anwesenheitsdokumentation

Wir gehen aktuell davon aus, dass es notwendig ist die Kontaktdaten vollständig vor Ort zu erfassen. Dafür bieten wir eine QR-Codebasierte Lösung an. Ob es legitim ist, die Kontaktdaten für jeden Besucher schon deutlich vor dem Besuch zu erfassen, z.B. beim oder gleich nach der Anmeldung/Ticketkauf, gilt es noch zu erörtern. Wir werden dies kurzfristig prüfen und ggf. ein konformes Modell erarbeiten. Hierbei gilt es, den Infektions- und Datenschutz nach aktueller gesetzlicher Regelung zu beachten.

Eine Anleitung zur Nutzung unserer Lösung für die Erfassung der Kontaktdaten unmittelbar vor dem Besuch über go~mus finden Sie hier: Anwesenheitsdokumentation

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