Verfügbarkeiten beschränken die Buchbarkeit von Angeboten, Ausstellungen, Museen, Räume, Guides und Sprachen. Verfügbarkeiten sind nicht mit Kernzeiten (des Museums, einer Ausstellung oder eines Angebots) oder Laufzeiten einer Ausstellung zu verwechseln. Verfügbarkeiten definieren den zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen Buchungen erfolgen können, den diese Ressource benötigen. Da in Museen regelmäßig auch Veranstaltungen außerhalb der normalen Öffnungszeiten stattfinden, sind Verfügbarkeiten meist weiter gesteckt als die Öffnungszeiten.
Voraussetzung für die Buchbarkeit ist die Verfügbarkeit aller benötigten Ressourcenbereiche für die gesamte Dauer der Buchung. Verfügbarkeiten können in 15-Minuten-Schritten festgelegt werden.
Die Eingabe der Verfügbarkeiten erfolgt für alle Ressourcenbereiche in gleicher Form. Die Ansicht besteht aus einer Wochenkalenderansicht, einer Wochenauswahl, Optionen und der Historie.
Ressourcenbereiche
Museum
Die Verfügbarkeit des Museums definiert die Buchbarkeit aller Angebote des Museums.
Raum
Die Verfügbarkeit eines Raums definiert die Buchbarkeit aller Angebote, denen dieser Raum obligatorisch zugeordnet wurde.
Ausstellung
Die Verfügbarkeit einer Ausstellung definiert die Buchbarkeit aller Angebote, die dieser Ausstellung zugeordnet sind.
Angebot
Die Verfügbarkeit eines Angebots definiert die Buchbarkeit dieses Angebots.
Guide
Die Verfügbarkeit eines Guides definiert, ob ein Guide für eine Buchung disponiert werden kann.
Verfügbarkeitsstatus
go~mus unterscheidet verschiedene Verfügbarkeitsstatus. Einige können definiert werden, andere werden durch Buchungen definiert.
Verfügbar
Dieser Status kann von Nutzern und Guides (nur für sich selbst, im Guidelogin) gesetzt werden.
Verfügbar via Regel
Dieser Status ist durch schräg schraffiertes grün dargestellt (ohne Abbildung). Er wird durch die Definition von Verfügbarkeit via Regeln erreicht.
Gebucht und verfügbar
Dieser Status wird durch Buchungen erreicht.
Gebucht und nicht verfügbar
Dieser Status wird durch Buchungen erreicht.
Nicht verfügbar (keine Angabe)
Dieser Status ist der Ausgangszustand. Er liegt vor, wenn keine Angabe gemacht oder eine vorhandene Eingabe wieder rückgängig gemacht wurde. Er ist als „Nicht verfügbar“ zu interpretieren.
Explizit nicht verfügbar
Dieser Status kann von Nutzern und Guides (nur für sich selbst, im Guidelogin) gesetzt werden.
Kernzeit
Für jeden Ressourcenbereich können in den Stammdaten der jeweiligen Ressource Kernzeiten definiert werden. Diese schränken den initial angezeigten Zeitraum der Verfügbarkeiten im Wochenkalender ein. Dies dient der Übersichtlichkeit, da nur innerhalb der Kernzeiten regelmäßig Eingaben erfolgen müssen und die Anzeige der weiteren Zeiten die Bedienbarkeit einschränken würde. Auch für Zeiten außerhalb der Kernzeiten können Verfügbarkeiten eingetragen werden, dazu müssen diese ausgeklappt werden. Hierzu einfach auf die Zeitspanne am oberen oder unteren Rand des Wochenkalenders klicken.
Verfügbarkeiten definieren
Da die Eingabe der Verfügbarkeiten für jeden Ressourcenbereich gleich erfolgt, wird im Folgenden nur die Eingabe am Beispiel eines Museums dargestellt. Es stehen verschiedene Methoden zur Definition der Verfügbarkeiten zur Verfügung. Wenn mehrere Methoden angewendet werden und diese miteinander in Konflikt stehen, gilt folgende Hierarchie, wobei die obere Ebenen die Angaben in unteren Ebenen übertrumpfen:
- Unbegrenzte Verfügbarkeit/Blockierung
- Gesetzte Verfügbarkeit (Generator oder manuell)
- Verfügbarkeits-Regeln
Unbegrenzte Verfügbarkeiten setzen
Es ist nicht zwingend erforderlich, für alle Ressourcenbereiche Verfügbarkeiten zu pflegen. Insbesondere wenn beispielsweise Ausstellung und Angebot zu den gleichen Zeiten verfügbar sind, bietet es sich an, auf Ebene der Angebote auf detaillierte Festlegungen zu verzichten. Hierzu kann die Verfügbarkeit eines Elements einfach unbegrenzt gesetzt werden. Dazu einfach auf „Unbegrenzte Verfügbarkeit setzen“ klicken. Der Wochenkalender wird dann ausgeblendet und der Nutzer darauf hingewiesen, dass zur erneuten Bearbeitung der Verfügbarkeiten die unbegrenzte Verfügbarkeit aufgehoben werden muss.
Entsprechend wie ein Objekt auf unbegrenzt verfügbar gesetzt werden kann, kann es auch auf allgemein blockiert werden. Dies geschieht mit dem Knopf "Verfügbarkeit blockieren". Um eine gesetzte Blockierung wieder aufzuheben, muss der Knopf "Blockierung aufheben" geklickt werden.
Gesetzte Verfügbarkeiten
Definition per Verfügbarkeiten-Generator
Der Verfügbarkeiten-Generator wird in der gleichen Form bedient wie die Verfügbarkeitsregeln, nutzt aber einen weniger leistungsfähigen Ansatz zur Speicherung der Daten in der Datenbank. Der Generator sollte daher nur genutzt werden, um regelmäßige Abweichungen von den Verfügbarkeitsregeln über eine kurze Zeitspanne zu definieren.
Klicken im Wochenkalender
Sie können Verfügbarkeiten im Wochenkalender durch Klicken auf einzelne Zeitslots eingeben. Mit jedem Klick wird der Status verändert. Reihenfolge: verfügbar, nicht verfügbar, nicht verfügbar (keine Angabe).
Bereiche im Wochenkalender markieren
Der Wochenkalender erlaubt es, Bereiche zu markieren. Hierzu können Sie mit gehaltener linker Maustaste ein Viereck definieren. Wenn Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Dialog, der ermöglicht anzugeben, dass alle vom Viereck angeschnittenen Zeitslots auf „Verfügbar“ oder auf „Nicht verfügbar“ gesetzt werden.
Tageweise Definition
go~mus erlaubt es, die Kernzeiten der Verfügbarkeiten tageweise zu definieren. Klicken Sie hierzu auf den Tabellenkopf, der den Wochentag und das Datum enthält, für das Sie Verfügbarkeiten festlegen wollen. Sie erhalten nun die Option, den gewählten Tag auf „Verfügbar“ oder „Nicht verfügbar“ zu setzen.
Wochenweise Definition
Analog der tageweisen Definition können auch Kernzeiten der Verfügbarkeiten wochenweise definiert werden. Klicken Sie hierzu einfach auf den Tabellenkopf, der die Kalenderwoche anzeigt. Sie erhalten nun die Option, die Kernzeiten der gewählten Woche auf „Verfügbar“ oder „Nicht verfügbar“ zu setzen.
Verfügbarkeiten blockieren
go~mus ermöglicht es, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu blockieren. Die Ressource gilt dann als nicht verfügbar und alle damit verbundenen Angebote sind sofort nicht mehr buchbar. Hierzu klicken Sie einfach auf „Verfügbarkeiten blockieren“. Der Wochenkalender wird dann ausgeblendet und es wird angezeigt, dass die Ressource administrativ auf „Nicht verfügbar“ gestellt wurde.
Um die Verfügbarkeiten erneut bearbeiten zu können, müssen diese erst freigegeben werden. Hierzu klicken Sie einfach auf „Verfügbarkeiten freigeben“.
Verfügbarkeits-Regeln
Über Verfügbarkeits-Regeln kann angegeben werden, an welchen Wochentagen ein Objekt im Allgemeinen verfügbar ist.
- Regeln haben Laufzeiten.
- Regeln können nur für Wochentage und Uhrzeiten angegeben werden, nicht für Kalendertage.
- Regeln werden von gesetzten Verfügbarkeiten (egal ob manuell gesetzt oder per Generator) überschrieben.
- Zeiten, die aufgrund einer Regel als verfügbar gelten, werden grün schraffiert dargestellt.
- Per Regel ist der Zeitslot 23:45 Uhr nicht setzbar. Bei tagesübergreifenden Veranstaltungen muss daher ausschließlich auf gesetzte Verfügbarkeiten zurückgegriffen werden.
Visualisierung von in Anfragen geblockten Ressourcen
Wenn in einer Anfrage Ressourcen blockiert wurden, wird die Anfrage als Blockierung visualisiert.
Verfügbarkeits-Historie
Da Verfügbarkeiten die Buchbarkeit der Angebote über alle Verkaufswege bestimmen, können Änderungen an Verfügbarkeiten gravierende Auswirkungen haben. Daher stellt go~mus Ihnen bei entsprechender Berechtigung eine vollständige Historie aller Änderungen an Verfügbarkeiten zur Verfügung.
Diese können Sie über „Vollständige Historie anzeigen“ aufrufen.
Die Historie zeigt die erfolgten Änderungen chronologisch an und erlaubt Rückschlüsse darauf, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.