BETA
In der Programmübersicht ist das gesamte Programm als Programmpunkte tabellarisch aufgelistet. Grundsätzlich unterstützt der Programmvorschlag die Darstellung eines Programms für die gesamte Gruppe ("Allgemeines Programm") und/oder die möglichen Teilgruppen.
Das allgemeine Programm wird automatisch aus den initialen Anfragedaten der Anfrage erstellt. Dieser Programmpunkt kann aufgeteilt werden in Teilgruppen. Dabei kann gewählt werden, welcher der allgemeinen Programmpunkte in wieviele Teilgruppen aufgeteilt werden soll. go~mus teilt die Gruppe dann möglichst gleichmäßig auf, die Teilnehmerzahlen können aber in jedem einzelnen Programmpunkt jederzeit händisch angepasst werden.
Es ist zudem jederzeit möglich für eine Gruppe oder auch allgemein weitere Programmpunkte hinzuzufügen.
Programmpunkte
Jeder Programmpunkt ist charakterisiert durch folgende Angaben:
- Gruppennummer und Farbcode für einfache Unterscheidung
- Gewünschtes Format (Angebot) für die Führung sowie die Kernparameter Datum, Dauer, Sprache und Teilnehmer
- Uhrzeit und vorgesehene Ressourcen der Guides und Räume
- Buchungsstatus
- Optionen für die Verwaltung des Programmpunkts
Der Programmpunkt stellt den Zustand einer Buchung dar, ohne tatsächlich gebucht zu sein. Dies bedeutet, dass keine der zugewiesenen Ressourcen tatsächlich belegt sind. Eine Reservierung ist nur im Abschluss einer Buchungsanfrage in Form einer reservierten Bestellung möglich. Dennoch berechnet go~mus für jeden einzelnen Programmpunkt (und für das gesamte Programm) die Buchbarkeit automatisch. Eine manuelle Überprüfung kann jederzeit händisch für einen einzelnen Programmpunkt angestoßen werden.
Für jeden einzelnen Programmpunkt steht ein eigener Kalender zur Verfügung, welcher tabellarisch Alternativen auflistet und deren nötige Ressourcen. So kann ein Programmpunkt schnell und effizient verschoben werden, sollten nicht die benötigten Ressourcen für eine Buchung zur Vergügung stehen.
Die Grundparameter (Attribute) der Buchungsanfrage - wie Teilnehmer, Sprache, Besuchstag, Zeit, Angebot und Altersgruppe - werden an die Programmpunkte vererbt. Die Parameter können in jedem Programmpunkt abweichend automatisch (z.B. durch die Aufteilung des allgemeinen Programms auf Teilgruppen) und händisch eingestellt werden.
Die Grundparameter der Anfrage werden als Attribute an die einzelnen Programmpunkte vererbt und sind auch nachträglich für jeden Programmpunkt einzeln anpassbar:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Teilnehmer | Anzahl der gesamten Teilnehmer. Wird beim Teilen des allgemeinen Programms auf die einzelnen Programmpunkte aufgeteilt. |
| Gruppe | Parameter des Programmpunkts, wird beim Teilen des allgemeinen Programms automatisch gesetzt. |
| Besuchstag | Wunschtermin für den Besuch. Wird als Datum vom Programm vererbt. |
| Zeit | Startzeit des Programmpunkts. Kann für jeden Programmpunkt einzeln angepasst werden. |
| Angebot | Angebot vom Angebotstyp Gruppe für den Programmpunkt |
| Sprache | Bevorzugte Sprache des Besuchs, wird vom Programm vererbt. |
| Altersgruppe | Altersgruppe der Besucher, wird vom Programm vererbt. |
| Klassenstufe | Klassenstufe der Besucher, wird vom Programm vererbt. |
Einzelne Programmpunkte können - sofern diese noch nicht gebucht worden sind - gelöscht werden.
Buchbarkeit und Status
Ein Programmvorschlag besteht in der Regel aus mehreren Programmpunkten, welche allesamt in einzelne Buchungen beim Abschließen der Buchungsanfrage überführt werden. Dies bedeutet, dass viele Ressourcen gleichzeitig belegt und miteinander verknüpft werden müssen. Um die zur Verfügung stehenden Kapazitäten aus Verfügbarkeiten und limitierenden Faktoren nicht zu überschreiten, wird die Buchbarkeit automatisch bei jeder Änderung am Programmvorschlag überprüft. Eine manuelle Überprüfung kann jederzeit händisch angestoßen werden.
Die Buchbarkeit wird textuell und mit Signalfarben unterhalb der tabellarischen Auflistung der Programmpunkte angezeigt:
- Informationen verhindern die Buchbarkeit nicht, weisen aber auf wichtige Status des Programmvorschlags hin
- Warnungen weisen auf den generischen Status des Programmvorschlags hin und sollten vor einem Abschluss der Anfrage beachtet werden
- Blockierungen weisen darauf hin, dass einer oder mehrere Programmpunkte oder benötigte Ressourcen nicht buchbar sind. Vor einem Abschluss der Anfrage sollten diese unbedingt beachtet werden
Ist ein Programmvorschlag für die Bestätigung durch den Kunden freigegeben, wird vor einem Abschluss der Buchungsanfrage darauf hingewiesen ob der Kunde dem Vorschlag bereits zugestimmt hat. Es ist zu empfehlen dass der Prozess eingehalten wird, jedoch kann die Zustimmung zum Programmvorschlag auch administrativ übergangen werden.
Die tatsächliche Buchung des Programmvorschlags und der Abschluss der Anfrage findet durch die Option Anfrage abschließen statt.
Vormerkungen
Jedem Programmpunkt müssen in der Regel Räume und Guides als benötigte Ressourcen zugewiesen werden. go~mus unterbreitet dafür Vorschläge auf Basis einer optimalen Auslastung der notwendigen Ressource und verknüpft die Ressourcen als Vormerkung mit dem Programmpunkt.
Zusätzlich können für den Besuchstag Tickets reserviert werden und/oder direkt gebucht werden. Die voraussichtlichen Preise im Falle einer verbindlichen Buchung können optional an den Kunden im Programmvorschlag kommuniziert werden.
Räume
Die Vormerkung von Räumen belegt keine Ressourcen. Im Falle des Abschluss der Anfrage und Überführung in einer oder mehrere Buchungen, werden die vorgemerkten Räume dann anhand der jeweiligen Konfiguration im Angebot belegt und blockiert. Räume sind nicht in jedem Fall notwendig, e.g. für Rundgänge über ein Außengelände werden in der Regel keine Räume benötigt.
Die Vormerkung der Räume erfolgt durch die manuelle Zuweisung je Programmpunkt aus der Menge der dem Angebot zugewiesenen Räume oder als Vorschlag aus den automatisch berechneten Varianten.
Guides
Die Vormerkung von Guides belegt keine Ressourcen. Im Falle des Abschluss der Anfrage und Überführung in einer oder mehrere Buchungen, werden die vorgemerkten Guides dann anhand der jeweiligen Konfiguration im Angebot belegt und blockiert. Guides sind nicht in jedem Fall notwendig, wie z.B. für Lizenzführungen. Es ist zu beachten dass keine automatische Benachrichtigung von Guides erfolgt. Die Verwaltung der Guides zu einer Buchung kann aber auch weiterhin in einem nachgelagerten Dispositionsprozess erfolgen und ist nicht zwingend erforderlich für die Erstellung eines Programmvorschlags.
Die Vormerkung der Guides erfolgt durch die manuelle Zuweisung je Programmpunkt aus der Menge der dem Angebot zugewiesenen Guides oder als Vorschlag aus den automatisch berechneten Varianten der Besetzung.
Tickets
Werden zusätzliche Eintrittskarten für alle Teilnehmer oder nur für die Teilnehmer von Teilgruppen benötigt, so können diese zusätzlich reserviert oder direkt bestellt werden. Reservierte Tickets oder Kontingente können an der Kasse direkt beim Besuch abgeholt werden (sofern die entsprechende Anbindung an ein Kassensystem vorhanden ist).
Es können entweder konkrete Tickets reserviert werden. Für diese Art der Reservierung besteht die Möglichkeit der Umwandlung der Ticketreservierung in Ticketbuchungen, wenn die Anfrage in eine Bestellung überführt wird.
Alternativ können Kontingent reserviert werden.
Preise
Preise für den Kunden und Honorare für Guides, sofern diese für das Programm benötigt werden, können innerhalb des Programmvorschlags automatisch berechnet werden. Dabei handelt es sich um die voraussichtlichen fixen Preise, da die Preisberechnung keine optionalen Preispositionen, wie z.B. optionale Zuschläge, berücksichtigt. Preise können optional an den Kunden kommuniziert werden innerhalb des Programmvorschlags im PDF und der Bestätigungsseite im Widget.
Die Preisberechnung erfolgt auf Basis der im Angebot jeweils hinterlegten individuellen Preise, Staffelpreise, Entgelte und Zuschläge, ohne Berücksichtigung von individuellen Rabatten oder optionalen Zuschlägen.
Ressourcen blockieren
Über diesen Button können die der Anfrage zugewiesenen Ressourcen blockiert werden.
Blockierungen werden bei den Ressourcen-Checks berücksichtigt.
Blockierungen werden in den Verfügbarkeiten der jeweiligen Entität (Museum, Ausstellung, Raum, Angebot, Guide(im Backend)) angezeigt. Im Gudieprofil sieht der Guide keine Blockierungen.
Zusätzlich werden Blockierungen Terminkalender – Tagesansicht und Terminkalender – Wochenansicht angezeigt.
Sie werden nicht in den Kalender der Entitäten visualisiert visualisiert.
Sobald die Anfrage abgeschlossen, storniert, abgelehnt oder einzelne oder alle Programmpunkte gebucht werden, werden die Blockierungen wieder freigegeben.
Programm buchen und in Bestellung überführen
Wenn Sie alle Programmpunkte buchbar gemacht haben, können die das komplette Programm oder auch nur Teile dessen in Buchungen und Bestellungen überführen.
Nach dem Klick auf "Buchen" haben Sie die Auswahl welche Programmpunkte Sie buchen möchten. Nach dem Klicken auf "Speichern" werden die ausgewählten Programmpunkte gebucht und eine Bestellung wird angelegt.
