Im Folgenden werden die Prozesse beschrieben, die standardmäßig für den Kauf und die Verwaltung von Jahreskarten in go~mus gelten.

Bitte beachten Sie das Wording: Mit Jahreskarte ist (sofern der Kontext nicht anderweitig klarstellt) die Jahreskarte als Typ in go~mus gemeint. Mit Jahreskartenverkauf (oder Kauf einer Jahreskarte) ist die einzelne Karte eines Kunden gemeint. Z.B.: Die Liste der Jahreskarten ist die Liste der in go~mus konfigurierten Jahreskarten (z.B. regulär und ermäßigt); die Liste der Jahreskartenverkäufe ist hingegen die Liste der über go~mus gekauften Jahreskarten, welche die Personalisierung auf einen Kunden enthalten.

Kauf einer Jahreskarte an der Kasse

Für den Verkauf von Jahreskarten an der Kasse wird in go~mus die eigentliche Jahreskarte sowie ein Gutschein für diese eingerichtet. Der Prozess des Kaufs läuft standardmäßig dann in etwa so ab: 

1. Der Kunde kauft einen Jahreskarten-Gutschein an der Kasse und bezahlt den Gutschein. Der Umsatz entsteht an der Kasse.
2. In go~mus wird durch den Kauf automatisch eine Bestellung mit einem Gutschein und einer Jahreskarte erstellt. Die Jahreskarte wird automatisch vom System zu einem Preis von 0€ in die Bestellung hinzugefügt. Die Jahreskarte generiert keinen Umsatz, sondern allein der Gutschein.
3. Der Kunde geht mit dem Gutschein (wird mit Barcode auf Boca-Ticket ausgedruckt) an den Jahreskarten-Tresen. Mit Jahreskarten-Tresen ist ein vom Besucher aufzusuchender Bedienschalter gemeint, der von der Kasse unabhängig sein kann. Am Jahreskarten-Tresen befindet sich ein Rechner mit Zugang zu go~mus und ein Jahreskartendrucker.
4. Am Jahreskarten-Tresen wird der Barcode des Gutscheins mit dem Barcode Scanner gescannt. go~mus zeigt daraufhin den dazugehörigen Jahreskartenkauf an.
5. Die Jahreskarte wird auf den Inhaber der Jahreskarte personalisiert (Jahreskarte personalisieren / Jahreskarte bearbeiten). Folgende Daten werden eingegeben: 
   1. Gültigkeitsbeginn
   2. Versandart (Post oder Abholung im Museum)
   3. Inhaber (kann vom Kunden, der den Kauf getätigt hat, abweichen). Ggf. Kunden neu anlegen.
      Pflichtangaben sind
      1. Name, Vorname
      2. Adresse (falls keine Adresse erfasst werden soll, kann in die Adressfelder n.a. eingetragen werden)
6. Jahreskarte wird ausgedruckt und dem Kunden ausgehändigt.
   1. Je nach Kartendrucker gibt es zwei verschiedene Arten, wie die Karten gedruckt werden.
   2. Zusätzlich zur Jahreskarte können in der Jahreskartenansicht die AGB ausgedruckt  und/oder per Mail versandt werden.
   3. Die Jahreskarte wird in go~mus als versendet / ausgegeben markiert.

Kauf einer Jahreskarte im Backend (Telefon oder Mail)

Der Verkauf von Jahreskarten über Telefon oder Mail ist aufgrund der asynchronen Bezahlsituation komplizierter und nicht gängig. Trotzdem kann ein Kauf im Backend eingerichtet werden. Der Prozess sähe ähnlich wie bei Kauf an Kasse aus, mit folgenden Abweichungen.

• Kauf eines Gutscheins nicht nötig. Es kann im Backend direkt die Jahreskarte gekauft werden. Zahlart auf Rechnung (falls sie einen Anbindung von go~mus zu einer Kasse haben, kann die Bestellung auch mit "vor Ort" abgeschlossen werden.)
• Personalisierung (Inhaber), nach Abschluss der Bestellung (kostenpflichtig bestellen): Über die Bearbeitungsansicht des Jahreskartenverkaufs wird der Inhaber der Karte eingetragen. Falls die Gültigkeit bereits bekannt (und nicht von der Zahlung abhängig) kann auch bereits die Gültigkeit eingeben werden.
• Die Bestellbestätigung wird dem Kunden per Mail mit Rechnung (falls nicht "vor Ort") zugeschickt. Es werden die Rechnung und die AGB verschickt, es wird kein Beleg über die Jahreskarte selbst verschickt.
• Warten auf Geldeingang: Hier ist intern ein Prozess zu klären, wie die Prüfung des Geldeingangs und die weitere Bearbeitung des Jahreskartenkaufs nach Geldeingang erfolgt.
• Bei Abschluss der Bestellung mit "vor Ort" muss der Kunde die Bestellung vor Ort bezahlen. 
• Personalisierung (Gültigkeit): Falls nicht bereits im ersten Schritt festgelegt, wird nun die Gültigkeit der Jahreskarte eingetragen.
• Versand der Karte per Post muss manuell organisiert werden. In go~mus kann ein Anschreiben an den Käufer ausgegeben werden, welches jedoch keine Kunden- und Bewegungsdaten enthält.

Jahreskartenverkauf bearbeiten

Um einen Jahreskartenverkauf bearbeiten zu können (Inhaber eintragen, Gültigkeit eintragen oder ändern, Jahreskarte verlängern, etc.), muss zunächst die Detailansicht des Jahreskartenverkaufs oder direkt die Bearbeitungsansicht aufgerufen werden. Auf folgende Arten können die Ansichten schnell gefunden werden: 

• Bestellungen > Jahreskarten führt in die Liste der Jahreskartenverkäufe. Hier kann nach Kunde, Jahreskartennummer und Zeitraum gefiltert werden.
• Globale Schnellsuche nach Jahreskartennummer > Führt in die Bestellung, die den Jahreskartenverkauf enthält 
• Globale Schnellsuche nach Kunden (Käufer oder Inhaber) > Führt in die Detailansicht des Kunden > von dort gelangt man in die Liste der Jahreskartenverkäufe dieses Kunden

Stornieren eines Jahreskartenverkaufs

Eine Stornierung des Jahreskartenverkaufs kann im Backend in der Detailansicht der zugehörigen Bestellung vorgenommen werden. Es gibt zwei Möglichkeiten.

Jahreskartenverkauf löschen

Wenn für die Bestellung noch keine Rechnung erstellt worden ist, kann der Jahreskartenverkauf komplett aus dem System gelöscht werden. Dazu in der Detailansicht der zugehörigen Bestellung bei dem Jahreskartenverkauf auf den Knopf "Artikel entfernen" klicken.

Jahreskartenverkauf stornieren

Wenn für die Bestellung bereits eine Rechnung erstellt worden ist, kann der Jahreskartenverkauf storniert werden. Dazu in der Detailansicht der zugehörigen Bestellung bei dem Jahreskartenverkauf auf den Knopf "Artikel stornieren" klicken.

Die Jahreskarte wird in dem Fall kostenfrei storniert und der Code der Jahreskarte ungültig gemacht. 

Damit die Stornierung buchhalterisch einwandfrei verläuft, ist es empfehlenswert, vor der Stornierung die bestehende Rechnung zu stornieren und bei Bedarf nach der Stornierung eine neue Rechnung über den nun noch offenen Betrag zu erstellen.

Verlängern einer Jahreskarte

Die Funktion Jahreskarte verlängern dient der Verlängerung einer noch nicht abgelaufenen Jahreskarte um die ursprüngliche Dauer.

Um eine Jahreskarte zu verlängern, gehen Sie wie folgt vor:

• Detailansicht der Jahreskarte aufrufen.
• Unter Optionen auf "Gültigkeit verlängern" klicken. 

Beim Verlängern einer Jahreskarte über den Knopf "Gültigkeit verlängern" passiert Folgendes: 

• Die tatsächliche Gültigkeit wird um die ursprüngliche Gültigkeitsdauer der Jahreskarte verlängert. Das bedeutet, dass z.B. bei den üblichen Jahreskarten, die eine Gültigkeitsdauer von einem Jahr haben, die Gültigkeit bei einer Verlängerung um ein Jahr verlängert wird.
• Es spielt keine Rolle, wann die Verlängerung vorgenommen wird (vor oder nach Ablauf der Jahreskarte). Es wird immer an das Ende der Gültigkeit eine weitere Gültigkeitsdauer angefügt. Das bedeutet, dass es nicht sinnvoll ist, die Verlängerungs-Funktion nach Ablauf der Jahreskarte zu verwenden.
• Die Jahreskartennummer und QR-Code / Barcode / NFC-Code ändern sich nicht. Wenn auf der Karte kein Gültigkeitszeitraum angegeben ist, muss keine neue Karte gedruckt werden. Andernfalls sollte eine neue Karte mit dem neuen Gültigkeitszeitraum gedruckt werden.

Verlust einer Jahreskarte

Bei Verlust einer Jahreskarte kann die Jahreskarte ersetzt werden. Dazu wird in der Detailansicht des Jahreskartenverkaufs die Option "Entwerten und Ersetzen" verwendet.

Durch Entwerten und Ersetzen wird der alte Barcode / QR-Code / NFC-Code ungültig gemacht und ein neuer Barcode / QR-Code / NFC-Code erzeugt. Es kann nun eine neue Karte mit dem neuen Code gedruckt werden. Die neue Karte ist ab sofort gültig. An den personalisierten Daten der Jahreskarte (Name, Gültigkeit) ändert sich nichts.