Mit go~mus lassen sich Geräte, die zu Führungen oder anderen Angeboten dazu gebucht werden können, über die Inventarkategorien verwalten. Im Folgenden ist die Funktion der Kontingentierung für Geräte beschrieben. Geräte gehören immer zu einer Inventarkategorie (Geräteklasse). Die Kontingentierung für Geräte wird auf Ebene der Inventarkategorie definiert.
Kontingente werden mit sogenannten Regeln definiert. Um eine neue Regel anzulegen oder bestehende Regeln zu löschen oder zu ändern, gehen Sie über den Menüpunkt „Konstanten“ in die Verwaltung der Geräteklassen. Wählen Sie die zu bearbeitende Geräteklasse aus. Über den Knopf mit dem Puzzle-Icon gelangen Sie in die Regelverwaltung. Über den Knopf mit dem Kalender-Icon gelangen Sie in den Gerätekalender.
Regeln bestehen im Wesentlichen aus drei Teilen:
Wie der Tag bestimmt wird, unterscheidet sich zwischen den Regeltypen wie folgt:
Wenn mehrere Regeln eingerichtet sind, ist es möglich, dass sich mehrere Regeln im Zeitraum überschneiden. Beispielsweise kann es eine Wochentags-Regel geben, die sagt, dass montags maximal fünf Ausstellungs-Koffer zur Verfügung stehen, und eine andere Kalendertags-Regel, die sagt, dass am Montag den 10.4.2017 nur vier Ausstellungs-Koffer zur Verfügung stehen. In solchen Fällen greift immer die Regel mit dem kleineren Kontingent.
Es gibt eine Kalenderansicht, in der für eine Geräteklasse alle Buchungen angezeigt werden, die eine Inventaranforderung dieser Klasse enthalten. Auf diese Ansicht gelangt man in der Listenansicht der Geräteklassen über den Knopf mit dem Kalender-Icon.
Es gibt einen öffentlichen Kalender, der als Link in E-Mails vom Typ „Inventar“ eingebunden werden kann. Dazu muss in die entsprechende E-Mail der Platzhalter [[EQUIPMENT_PUBLIC_CALENDAR_LINK]] eingebunden werden.
Bei dem Kalender handelt es sich um einen öffentlichen Kalender in dem Sinne, dass jeder, der über den Link verfügt, den Kalender sehen kann – es also keines go~mus-Zugangs bedarf. Aus diesem Grund werden in diesem Kalender keine Kundendaten dargestellt, sondern lediglich die Buchungsnummer und Anzahl sowie Typ der gebuchten Geräte.
Der Link, der in die E-Mail-Vorlagen eingebunden werden kann, ist so konfiguriert, dass die Buchung, für die der Link verschickt wird, im Kalender hervorgehoben ist. Der Kalender ermöglicht es, dass die für die Inventarverwaltung zuständige Person sich auch ohne einen Zugang zu go~mus einen schnellen Überblick über die bestehenden Geräteanforderungen verschaffen kann.
Im Kalender werden ausschließlich die Buchungen angezeigt, für die eine Geräteanforderung an die Geräteverwaltung verschickt worden ist.
Beim Anlegen von neuen Regeln, die das verfügbare Kontingent einschränken, ist es möglich, einen Zustand der Überbuchung zu erzeugen.
Hier sollte vor dem Anlegen der neuen Regel — beispielsweise anhand des Gerätekalenders — geprüft werden, dass die neue Regel nicht mit bestehenden Buchungen konfligiert.
Für die Geräteverwaltung gibt es drei eigene E-Mail-Vorlagen:
Diese E-Mail wird genau dann verschickt, wenn eine Bestellung, in der eine Buchung mit einer Geräteanforderung enthalten ist, das erste Mal den Status gültig erreicht (also mit Abschluss der Bestellung).
Diese E-Mail wird genau dann verschickt, wenn eine Buchung storniert wird, die eine Geräteanforderung enthält und für die eine Inventar-E-Mail vom Typ Inventar: Buchung verschickt worden ist.
Diese E-Mail wird genau dann verschickt, wenn die Geräteanforderung einer Buchung geändert wird.
Der Empfänger der E-Mails wird in der Geräteklasse definiert. Gehen Sie dazu auf das Menü Konstanten > Geräteklassen und klicken Sie auf den blauen Bearbeiten-Button. In dem Feld „Receiver email“ tragen Sie die Adresse ein, an welche die Geräteanforderungs-Nachrichten geschickt werden sollen.