Im Rahmen des Anfragprozesses wird die Kommunikation mit den Kunden u.a. via E-Mail realisiert. Es ist möglich, die Kunden über den aktuellen Stand ihrer Anfrage per E-Mail jederzeit - also innerhalb jedes Status einer Anfrage - zu informieren. Je nach Status und Art der Anfrage kann die Kommunikation mithilfe der Dynamischen Platzhalter, denen wiederum Regeln hinterlegt sind, sehr fein gesteuert werden.

Einrichtung einer Vorlage

Die Vorlage, welche Sie einrichten müssen, ist die “Kundenanfrage”.

In der Bearbeitungsansicht der Vorlage “Kundenanfrage” hinterlegen Sie

Sowohl die möglichen Betreffzeilen wie auch die Texte an Ihre Kunden werden nun über Platzhalter und Regeln definiert.

Sollen Ihre Kunden in der E-Mail mit Name angesprochen werden, legen Sie hier zusätzlich einen Platzhalter dafür an.

Anlegen des Platzhalters und seinen Inhalten / Regeln

Anlegen des Platzhalters

Legen Sie einen dynamischen Platzhalter “Anfrage” an.

INSTANZ.gomus.de/admin/dynamic_placeholders

Anlegen der Inhalte und Regeln

Dieser Platzhalter muss nun mit den Texten und Regeln, entsprechend Ihrer internen Workflows versehen werden. Dabei legen Sie zunächst einen neuen Inhalt (= Text der Mail) ein, legen die Reihenfolge der Sortierung fest und versehen diese in einem dritten Schritt mit Regeln. Bei Bedarf finden Sie mehr Informationen zu den dynamischen Platzhaltern in der Doku hier. Die unten stehende Dokumentation kann als Vorlage und Anhaltspunkt verstanden werden.

Bitte denken Sie daran, alle in Ihrer Instanz zur Verfügung stehenden Sprachen einzupflegen.

Erfassung der Buchungsanfrage

Der Text an der Stelle könnte lauten:

vielen Dank für Ihre Angaben.

Ihre Buchungsanfrage wird bearbeitet.

Mit freundlichen Grüßen, Ihr Test-Museum

Verifizierung der Buchungsanfrage

Der Text an der Stelle könnte lauten:

vielen Dank für Ihr Interesse an den Angeboten des Test-Museums.

Anbei finden Sie einen Programmvorschlag, den wir für Sie auf Basis der Verfügbarkeit unserer Museen erstellt haben. Bitte beachten Sie, dass der Vorschlag daher von Ihrer Anfrage abweichen kann.

[[CUSTOMER_REQUEST_CONFIRM_LINK]]

Bitte antworten Sie innerhalb von 14 Tagen auf diese Mail, um den Programmvorschlag zu bestätigen, anzupassen oder zu stornieren.

[[CUSTOMER_REQUEST_CONFIRM_COMMENT]]

Mit freundlichen Grüßen, Ihr Test-Museum

Zusendung des Programmvorschlags

Der Text an der Stelle könnte lauten:

vielen Dank für Ihr Interesse an den Angeboten des Test-Museums.

Anbei finden Sie einen Programmvorschlag, den wir für Sie auf Basis der Verfügbarkeit unserer Museen erstellt haben. Bitte beachten Sie, dass der Vorschlag daher von Ihrer Anfrage abweichen kann.

[[CUSTOMER_REQUEST_CONFIRM_LINK]]

Der Programmpreis versteht sich zuzüglich der Eintrittsgelder, die Sie der beigefügten Preisliste entnehmen können.

Bitte antworten Sie innerhalb von 14 Tagen auf diese Mail, um den Programmvorschlag zu bestätigen, anzupassen oder zu stornieren.

[[CUSTOMER_REQUEST_CONFIRM_COMMENT]]

Mit freundlichen Grüßen, Ihr Test-Museum

Abschluss der Anfrage

Der Text an der Stelle könnte lauten:

wir bedanken uns für Ihre Anfrage [[CUSTOMER_REQUEST_ID]], die wir gern bestätigen.
In Kürze erhalten Sie - falls noch nicht geschehen - Ihre Bestellbestätigung.

Mit freundlichen Grüßen, Ihr Test-Museum

Ablehnung der Buchungsanfrage

Der Text an der Stelle könnte lauten:

vielen Dank für Ihre Anfrage.

Auf Grund bereits vorliegender Anmeldungen ist es uns leider nicht möglich, im von Ihnen gewünschten Zeitraum ein Programm zu organisieren.

[[CUSTOMER_REQUEST_CONFIRM_COMMENT]]

Wir bitten um Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen, Ihr Test-Museum

Abgebrochene Anfrage

Der Text an der Stelle könnte lauten:

wir bedanken uns für Ihre Anfrage [[CUSTOMER_REQUEST_ID]], die wir jedoch abgebrochen haben.

[[CUSTOMER_REQUEST_CANCELED_COMMENT]]

Mit freundlichen Grüßen, Ihr Test-Museum

Hinweis

Die Betreffzeile (= Inhalt) kann über weitere Platzhalter noch spezifischer benannten werden. Zum Beispiel über die Nennung der ID der Anfrage.