Die Detailansicht einer Bestellung ist gleichzusetzen mit dem Warenkorb in einem Onlineshop. Sie zeigt die aktuelle Bestellung inklusive aller enthaltenen Artikel (Buchungen und Ticketverkäufe) an und bietet Ihnen Optionen in Bezug auf diese Bestellung sowie die enthaltenen Artikel an. Die Detailansicht einer Bestellung besteht aus dem Bestellprofil, der Artikelliste, dem Abrechnungsbereich, den Optionen und der Historie.

Bestellprofil

Das Bestellprofil zeigt die wichtigsten Informationen zur Bestellung auf einen Blick an:

Artikelliste

Die Artikelliste enthält alle Artikel, die im Rahmen dieser Bestellung gebucht wurden. Dieser Teil stellt den Warenkorb der Bestellung dar, zeigt also alle Bestellpositionen als Liste an. Sie haben hier die Möglichkeit, in die einzelnen Bestellpositionen zu navigieren, die Buchungsbestätigungen und Tickets, sowie auch ggf. vorhandene digitale Tickets einzusehen, einzelne Positionen erneut zu bestellen, Buchungsbestätigungen oder Tickets einzeln zu versenden oder Positionen zu löschen bzw. die Stornierung dieser Positionen anzustoßen.

Darstellung eines Artikels in der Artikelliste

Die drei unterschiedlichen Artikeltypen (Gruppenbuchung, Einzelplatzbuchung und Ticketverkauf) werden unterschiedlich in der Artikelliste dargestellt. Es stehen jeweils Informationen und Optionen zur Verfügung.

Gruppenbuchungen

Informationen

Für jede Gruppenbuchung werden in der Artikelliste folgende Informationen angezeigt:

Optionen

Buchungsbeleg anzeigen

Hierüber kann der Buchungsbeleg angezeigt werden.

Artikel erneut buchen

Hierüber kann derselbe Artikel für denselben Kunden innerhalb der bestehenden Bestellung erneut gebucht werden. Datum und Zeit können beim erneuten Buchen verändert werden. Falls der ursprünglichen Buchung bereits Guides oder Räume zugewiesen waren, kann ausgewählt werden, ob die Zuweisungen für die neue Buchung übernommen werden sollen. Die Option ist nur dann aktiv, wenn die Bestellung aktiv ist und noch keine Rechnung erstellt worden ist. 

Buchungsbestätigung versenden

Hierüber kann die Buchungsbestätigungs-E-Mail samt angehängtem PDF „Buchungsbestätigung“ versandt werden.

Buchung stornieren

Hierüber kann der Stornierungsprozess der Buchung angestoßen werden.

Guide-Auftragsbestätigung versenden

Hierüber kann die Guide-Auftragsbestätigungs-E-Mail samt angehängtem PDF „Auftragsbestätigung“ versandt werden. 

Einzelplatzbuchungen

Informationen

Für jede Einzelplatzbuchung werden die folgenden Informationen angezeigt:

Optionen

Für jede Einzelplatzbuchung werden die folgenden Optionen angezeigt:

Ticketverkäufe

Informationen

Für jeden Ticketverkauf in der Artikelliste werden folgende Informationen angezeigt:

Optionen

Für jeden Ticketverkauf werden die folgenden Optionen angezeigt:

Ticket(s) bearbeiten

Hierüber kann die Anzahl der Tickets, der Rabatt und die Eintrittszeit verändert werden. Bei Änderung der Anzahl werden Einschränkungen des Kontingents ignoriert. Bereits erzeugte Barcodes werden entfernt und ungültig. 
Änderungen der Eintrittszeit werden auf den Tickets (bei Neuerzeugung) dargestellt und wirken sich auf die zugrunde liegenden Kontingente aus.

Artikel erneut buchen

Hierüber kann dasselbe Ticket für denselben Kunden innerhalb der bestehenden Bestellung erneut gebucht werden. Datum und ggf. Zeitfenster können beim erneuten Buchen verändert werden. Die Option ist nur dann aktiv, wenn die Bestellung aktiv ist und noch keine Rechnung erstellt worden ist. 

Print@Home Ticket anzeigen

Hierüber kann das PDF-Dokument, welches das oder die Tickets enthält, angezeigt oder heruntergeladen werden.

Ticket versenden

Hierüber kann der Versand des Tickets angestoßen werden. Nach Klick auf den Button mit dem Papierflieger öffnet sich folgender Dialog, in dem die Versandart ausgewählt werden kann. 

Bei „Ticket(s) erneut per E-Mail versenden“ löst die Software den Versand der zugehörigen E-Mail-Vorlage samt den Tickets aus dem ausgewählten Ticketverkauf als Anhang aus.

Bei „Ticket(s) mit „per Post verschickt“ markieren“ wird der Versandstatus auf entsprechend gesetzt.

Digitales Ticket (Passbook-Ticket) anzeigen

Dies steht nur zur Verfügung, wenn für das Ticket ein gültiges Passbook-Layout vorlag. 

In dem Fall, kann hierüber die .pkpass-Datei heruntergeladen werden und auf geeigneten Geräten angezeigt werden.

Ticketverkauf löschen

Wenn für einen Ticketverkauf keine Rechnung und kein Korona-Beleg existiert, kann ein Ticketverkauf mit dem Knopf "Artikel entfernen" komplett gelöscht werden.

Ticketverkauf stornieren

Wenn für einen Ticketverkauf bereits eine Rechnung oder ein Korona-Beleg existiert, kann der Ticketverkauf über den Knopf "Artikel stornieren" storniert, aber nicht mehr gelöscht werden.


Optionen in der Artikelliste

Buchungsbestätigung einsehen

Hierüber können Sie für Buchungen von Gruppenangeboten und Einzelplatzangeboten die Buchungsbestätigungen einsehen. Für Tickets können Sie die Print@Home-Tickets sowie ggf. vorhandene digitale Tickets einsehen. Je nach eingesetztem Internetbrowser und zum Betrachten von PDF-Dokumenten genutzter Software werden die Dokumente heruntergeladen oder direkt im Browser angezeigt.

Buchungsbestätigung versenden

Hierüber kann das zur Bestellposition gehörige Dokument (Buchungsbestätigung oder Ticket) einzeln an den Kunden versendet werden. Sobald Sie auf den Button klicken, öffnet sich eine Einblendung, die Ihnen ermöglicht, zu entscheiden, ob der Versand per Post oder E-Mail erfolgen soll. 

Im Falle des postalischen Versands setzt go~mus den Benachrichtigungsstatus Kunde zu dieser Buchung auf „Kunde informiert“. Das Ausdrucken erfolgt über Dokumente einsehen und das postalische Versenden erfolgt außerhalb von go~mus.

Im Falle des Versands per E-Mail versendet go~mus das Dokument per E-Mail und setzt den Benachrichtigungsstatus Kunde zu dieser Buchung auf „Kunde informiert“.

Artikel erneut bestellen

Diese Funktion dient der schnellen Erfassung gleicher Bestellpositionen und ist insbesondere dann hilfreich, wenn mehrere Gruppen das gleiche Angebot zur gleichen Zeit buchen wollen. Sobald Sie auf den Button „erneut buchen“ klicken, öffnet sich eine Einblendung, in der Sie Datum und Uhrzeit für die Buchung des gleichen Angebots auswählen können. Nach Auswahl gelangen Sie in den Schritt Preise des Buchungsprozesses für das gewählte Angebot mit dem gewählten Datum und der gewählten Zeit. Es werden die Stammdaten der vorherigen Buchung in die neue Buchung übernommen. Räume und Guides müssen neu zugewiesen und Preise neu berechnet werden. Bei der Suche nach buchbaren Zeiten, werden jedoch die ausgewählten Ressourcen (Guide und Räume) überprüft, weshalb eine Buchung zur gleichen Zeit exakt gleich nicht möglich ist, wenn Räume oder Guides zugewiesen sind. Bitte prüfen Sie die neue Buchung auf Vollständigkeit. 

Artikel stornieren

Für Buchungen von Gruppen- oder Einzelangeboten ist eine ordentliche Stornierung erforderlich, da ggf. bereits ein Guide disponiert wurde und ein Ausfallhonorar fällig wird. Ein Klick auf den Button „Position stornieren“ öffnet daher einen Dialog zur Bestätigung, dass die Position wirklich storniert werden soll. Nach Bestätigung dessen landen Sie im Stornoprozess für Angebote.

Ticketverkauf löschen/stornieren

Ticketverkäufe können ohne detaillierten Stornierungsprozess gelöscht oder storniert werden. Ein Klick auf den Button „Artikel entfernen“ bzw. „Artikel stornieren“ öffnet daher einen Dialog zur Bestätigung, dass die Position wirklich storniert oder gelöscht werden soll. Der Ticketverkauf wird bei Bestätigung sofort aus der Liste gelöscht bzw. storniert.

Weiter buchen

Am Ende der Liste steht über den Button „Weiter Buchen“ die Möglichkeit zur Verfügung, der Bestellung weitere Positionen hinzuzufügen. Sobald Sie auf den Button klicken, öffnet sich eine Einblendung, in der Sie zwischen Gruppenangeboten, Einzelplatzangeboten, Tickets und Administrativer Buchung wählen können. 

Ein Klick auf „Gruppen buchen“ führt Sie in Suchen und Buchen für Gruppenangebote.

Ein Klick auf „Einzelplätze buchen“ führt Sie in Suchen und Buchen für Einzelplatzangebote.

Ein Klick auf „Tickets buchen“ führt Sie in Suchen und Buchen für Tickets.

Ein Klick auf „Administrativ buchen“ öffnet eine Einblendung, aus der heraus eine administrative Buchung angelegt werden kann. Die Bedienung erfolgt analog den Erläuterungen im Bereich „Administrativ buchen“. 

Abrechnung

Im Bereich Abrechnung befinden sich alle abrechnungsrelevanten Inhalte. In diesem Bereich finden Sie Hinweise zur Abrechnung sowie alle Rechnungen und ggf. vorhandene Stornorechnungen. 

Status einer Rechnung

Jede Rechnung, auch Stornorechnungen haben folgende Status:

Gültigkeit

Sofern eine Rechnung nicht storniert wurde, ist sie gültig. 

Zahlung

Solange eine Rechnung nicht als bezahlt markiert wurde (durch die Software oder den Nutzer), ist sie unbezahlt.

Versand

Solange eine Rechnung nicht versandt wurde, ist sie unversandt.

Rechnung erstellen

Ob für eine Bestellung eine Rechnung erstellt werden kann, hängt davon ab, was für Bestellartikel in der Bestellung liegen. Mit Rechnung sind an dieser Stelle keine Korrekturrechnungen gemeint.

Eine Rechnung kann erstellt werden, wenn es mindestens einen Bestellartikel gibt, der

oder

Eine Rechnung kann nicht erstellt werden, wenn alle in der Bestellung enthaltenen Artikel

Eine Rechnungskorrektur kann immer dann erstellt werden, wenn eine gültige Rechnung existiert.

Wenn Sie auf Rechnung erstellen klicken, öffnet sich eine Einblendung, in der Sie die Rechnungsanschrift anpassen können sowie eine ggf. anfallende Provision definieren können. Die Bezahlart wird bei Rechnungserstellung automatisch auf „Rechnung geändert“. Weiterhin kann ein Rechnungshinweis angegeben werden, welcher auf der Rechnung ausgegeben wird.

Beim Erstellen einer Rechnung stehen folgende Felder zur Verfügung:

Feld Erklärung
Adressat Hier kann Name und/oder Institution des Kunden eingegeben werden, wenn diese vom Namen und ggf. Institution aus der Bestellung abweichen. Wenn das Feld Adressat befüllt wird, wird dieses Anstelle von Kundenname und ggf. Institution im Adressfeld der Rechnung abgedruckt.
Rechnungshinweis

Hier kann ein Kommentar eingetragen werden, welcher auf der Rechnung ausgegeben wird.
Provision Hier kann die Höhe der Provision in % eingetragen werden.
MwSt.-Satz Provision Hier kann die Höhe der MwSt., die auf die Provision berechnet wird, eingetragen werden. Es stehen genau nur die Prozentsätze zur Auswahl, für die im System preisgebende Artikel hinterlegt sind.

Ein Klick auf „Speichern“ erstellt eine Rechnung gemäß den eingegebenen Parametern. Abbrechen führt zurück in die Detailansicht der Bestellung.

Teilrechnung erstellen


Enthält eine abgeschlossene Bestellung mehr als eine Position - unabhängig davon, ob Gruppenangebot, Einzelplatzangebot oder Tickets - besteht die Möglichkeit, die Positionen einzeln in Rechnung zu stellen. Klicken Sie bei der Rechnungserstellung auf “Rechnungsoptionen”. Die Einblendung klappt sich auf und zeigt die einzelnen Positionen, die standardmäßig per Checkbox ausgewählt sind:


Wenn Sie nur für eine der beiden Positionen eine Rechnung erstellen, so entfernen Sie das Häkchen der anderen Position. Nach einem Klick auf Speichern wird die Rechnung für die noch ausgewählte Position erstellt. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt die noch offene Position ebenfalls in Rechnung erstellen, wobei auch in diesem Fall eine gesonderte Rechnung erstellt wird. 

Innerhalb der Einblendung können Sie nicht nur die Positionen auswählen, für die eine Rechnung erstellt werden soll,  sondern auch definieren, ob eine Provision auf der Rechnung aufgeführt sein soll, in diesem Fall, 25%:



Sobald eine Rechnung erstellt wurde, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Rechnung als bezahlt markieren

Ein Klick auf „Rechnung als bezahlt markieren“ öffnet eine Einblendung, in der Sie bei "Bezahlt am" ein Datum an welchen die Rechnung bezahlt wurde eingeben können.

Zusätzlich können Sie eine "Buchungsnummer" angeben. Diese ist optional und dient als Referenz zu einer externen Buchhaltung. Die Buchungsnummer ist über die globale Suche suchbar und wird im Rechnungsexport ausgegeben.

Ein Klick auf „OK“ setzt den Bezahlstatus der Rechnung auf „Bezahlt“. Abbrechen führt Sie zurück in die Detailansicht der Bestellung, ohne dass Änderungen vorgenommen wurden. 

Implikationen:

Rechnung stornieren

Ein Klick auf „Rechnung stornieren“ storniert die gewählte Rechnung.

HINWEIS Diese Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn Sie eine Verbindung von go~mus zu einem Kassensystem von Combase haben.

Stornorechnung erstellen

Sobald eine Rechnung storniert wurde, kann für die stornierte Rechnung eine Stornorechnung erstellt werden. 

Rechnung einsehen

Jede Rechnung, auch Stornorechnungen können jederzeit eingesehen werden. 

Rechnung versenden

Ein Klick auf Rechnung versenden öffnet eine Einblendung, die Ihnen ermöglicht, zu entscheiden, ob der Versand der Rechnung per Post oder E-Mail erfolgen soll. 

Im Falle des postalischen Versands setzt go~mus den Versandstatus dieser Rechnung auf „versandt“. Das Ausdrucken erfolgt über Dokumente einsehen und das postalische Versenden erfolgt außerhalb von go~mus.

Im Falle des Versands per E-Mail versendet go~mus die Rechnung per E-Mail und setzt den Versandstatus dieser Rechnung auf „versandt“.

Hinweis zur Abrechnung

Hierüber können Sie Hinweise zur Abrechnung in Form von Freitext erfassen. Dieser wird dann im Bereich Abrechnung angezeigt.

Optionen

Für Bestellungen gibt es diverse Optionen, die die Bearbeitung einer Bestellung ermöglichen. Detaillierte Erklärungen zu den Optionen im Bereich Abrechnung finden Sie unter Detailansicht einer Bestellung – Optionen.

Historie

Die Historie zeigt die letzten fünf Nutzeraktionen in Bezug auf diese Bestellung als Ausschnitt an. Über den Button Vollständige Historie anzeigen kann der Nutzer die gesamte Historie der Bestellung aufrufen.

Es handelt sich hierbei um eine chronologische Auflistung der Aktionen, die in Bezug auf die gewählte Bestellung aufgetreten sind.

Die Ansicht besteht aus der Liste der Aktionen und einem Filterbereich.

Liste der Aktionen

Die Liste zeigt die Aktionen mit mindestens den folgenden Informationen an:

Filterbereich

Im Filterbereich können die anzuzeigende Zeitspanne und die Anzahl an Einträgen, die je Seite angezeigt werden, gewählt werden.