Die Zusammenfassung ist der letzte Schritt vor dem Abschluss der Buchung. In diesem Schritt erhält der Nutzer einen erneuten Überblick über alle eingegebenen Daten und kann diese ggf. erneut mit dem Kunden durchsprechen. Er kann hier letztmalig, ohne die Buchung zurückzusetzen, Änderungen vornehmen.

Je nach Konfiguration des Angebots und den Rechten des Nutzers ergeben sich unterschiedliche Darstellungen.

Eingabemöglichkeiten

Interner Kommentar

Wie in jedem Schritt des Buchungsprozesses für Gruppenangebote wird auch hier das Feld „Interner Kommentar“ angezeigt. Hier können mit dem Kunden getätigte Absprachen vermerkt werden.

Angebot

Im Bereich Angebot werden dem Nutzer erneut die im Buchungsprozess für Gruppenangebote – Schritt Allgemein angegebenen wichtigsten Informationen zum gebuchten Angebot angezeigt. Dazu gehören je nach Konfiguration des Angebots und Details der Buchung die folgenden Punkte:

  • Angebot
  • Datum
  • Uhrzeit
  • Sprache
  • Teilnehmerzahl
  • Altersgruppe
  • Klassenstufe

Angebot, Kunde, Guides, Räume

In diesem Bereich werden dem Nutzer zusätzlich zum Angebot auch der oder die im Buchungsprozess für Gruppenangebote – Schritt Guides disponierten Guides und der oder die im Buchungsprozess für Gruppenangebote – Schritt Räume belegten Räume angezeigt.

Inventaranforderungen

In diesem Bereich werden die im Buchungsprozess für Gruppenangebote – Schritt Geräte/Inventar vorgenommenen Inventaranforderungen angezeigt.

 

Preise

Die Zusammenfassung der Preise orientiert sich strukturell am entsprechenden Schritt im Buchungsprozess.


Kommentare

Im Bereich der Kommentare kann der Nutzer je nach Angebotskonfiguration bis zu drei Kommentare abgeben, die per Platzhalter in den Dokumenten- und E-Mail-Vorlagen an die entsprechenden Beteiligten ausgespielt werden können.

  • Kundenkommentar: Hier kann der berechtigte Nutzer einen Kommentar eintragen, der dem Kunden spezifisch zu dieser Buchung mitgeteilt werden soll.
  • Guidekommentar: Hier kann der berechtigte Nutzer einen Kommentar eintragen, der dem Guide spezifisch zu dieser Buchung mitgeteilt werden soll.
  • Kassenkommentar: Hier kann der berechtigte Nutzer einen Kommentar eintragen, welcher der Kasse spezifisch zu dieser Buchung mitgeteilt werden soll. Bei Vorliegen einer Schnittstelle zu den Kassensystemen kann dieser Kommentar auch auf der Kasse angezeigt werden. Der Kommentar wird ansonsten in der Kommentarspalte der Quittierliste abgedruckt.

Ticketreservierung im Buchungsprozess

Sofern für das vorliegende Angebot in den Stammdaten der Haken bei Ticketreservierung gesetzt wurde, können bei Buchung des Angebots direkt Tickets reserviert werden. Bei der Ticketreservierung kann entweder ein Kontingent oder konkrete Tickets reserviert werden. Ticketreservierungen zählen nicht als erwartete Eintritte im Eintrittsbericht.

Beim Einlösen von Ticketreservierungen an der Kasse wird die Ticketreservierung aufgelöst und dafür ein Ticketverkauf erstellt. Sofern ein Kontingent reserviert wurde (und nicht ein konkretes Ticket) wird im Prozess der Einlösung ausgewählt, wie viel von welchem Ticket aus diesem Kontingent gekauft werden sollen. Der Vorgang der Einlösung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Für Zeitfenster-Tickets und Tagestickets gilt dabei Folgendes:

  • Zeitfenster können nur für genau die Startzeit der Buchung reserviert werden. Das heißt z.B., wenn eine Führung im 10:30 startet, können nur Zeitfenster reserviert werden, die ebenfalls genau um 10:30 starten. (Bei Tagestickets ist das einfacher, es wird hier einfach ein Platz im Tageskontingent reserviert.)
  • Wenn Zeitfenster-Reservierungen vor der Startzeit des reservierten Zeitfensters eingelöst werden, werden sie trotzdem in Tickets für das reservierte Zeitfenster umgewandelt, nicht in Tickets für das dann aktuelle Zeitfenster. Wenn z.B. Zeitfenster-Reservierungen für 10:30 bereits um 10:15 abgeholt werden, wird nicht das Zeitfenster von 10:00-10:30 gebucht, sondern das von 10:30-11:00.
  • Ticketreservierungen gelten bis zur Startzeit der Buchung, danach verfallen sie. Für obiges Beispiel gilt: Um 10:30 verfallen sämtliche Ticketreservierungen dieser Buchung. Die Kapazitäten, die bis dahin im Kontingent reserviert waren, sind ab dann sofort wieder allgemein verkäuflich.

Die Funktion der Ticketreservierung via Kontingent ist besonders dann sinnvoll, wenn man die konkrete Zusammensetzung der Gruppe nicht kennt (Vollzahler vs. ermäßigt), aber sicherstellen möchte, dass bei Ankunft der Gruppe noch Tickets verfügbar sind.

Ticketbuchung im Buchungsprozess

Sofern in der Detailansicht des Angebots Tickets zugeordnet wurden, können an dieser Stelle auch direkt Tickets gebucht werden. Die Tickets werden dann direkt der Bestellung hinzugefügt. Es können Tagestickets und Zeitfenstertickets gebucht werden. Das System wählt den passenden Zeitpunkt automatisch aus.

Dieses vorgehen ist sinnvoll, wenn man die Zusammensetzung der Gruppe und den resultierenden Bedarf an Tickets kennt.



Hinweise

Sofern es Besonderheiten in der Buchung hinsichtlich des Kunden oder der Adressen gibt, wird der Nutzer an dieser Stelle darauf hingewiesen. Mögliche Hinweise sind: „Der Kunde der Buchung weicht vom Kunden der Bestellung ab“ und „Die Buchungsadresse weicht von der Rechnungsadresse der Bestellung ab“.

Angebot an den Kunden

In manchen Institutionen ist es erforderlich, dass dem Kunden vor der verbindlichen Buchung ein schriftliches Angebot zugestellt wird, welches dieser zunächst bestätigen muss. Ist es in den Stammdaten des Angebots eingestellt, hat der Nutzer in der Zusammenfassung nur noch die Wahl, ob das Angebot mit Abschluss der Buchung automatisch versandt wird oder ob es später manuell versandt werden soll.

Ordnungsgemäße Bearbeitung

Bevor der Benutzer die Buchung abschließen kann, muss er den Haken bei „Die Buchung ist ordnungsgemäß bearbeitet worden“ setzen. Erst dann wird der Button zum Abschließen der Buchung freigeschaltet.

Nächste Schritte

„Buchung abschließen“ versetzt die Buchung in den Status gebucht. Der Nutzer gelangt in die Detailansicht der Bestellung.