Allgemein
Dieser Schritt im Buchungsprozess wird nur angezeigt, wenn das zu buchende Angebot einen Guidebedarf hat und Sie berechtigt sind, Änderungen an der Guidedisposition vorzunehmen.
Wenn der Termin der Buchungsanfrage mehr als die in der Bearbeitungsansicht des Angebots in Wochen angegebene „Buchbarkeit ohne Guide“ in der Zukunft liegt, wird der Schritt Guides automatisch übersprungen.
Es geht hierbei darum, den regulären Buchungsprozess schnellstmöglich abzuwickeln. In der Regel erfolgt die Disposition des Guides getrennt von der Buchung zu einem späteren Zeitpunkt. Daher wird der Schritt Guides in der Regel übersprungen. Liegt die Anfrage aber in der nahen Zukunft, kann go~mus so konfiguriert werden, dass die Guidedisposition sofort erfolgen muss und andernfalls keine Buchung möglich ist.
Berechtigte Nutzer können jederzeit in den Schritt Guides navigieren und Guides buchen, anfragen oder Informationen einsehen.
Buchbarkeit der Guides
Es wird eine Liste von Guides angezeigt. Welche Guides angezeigt werden, entscheidet sich anhand folgender Faktoren:
Zuordnung des Guides zum Angebot
Nur wenn der Guide dem Angebot in der Detailansicht zugewiesen wurde, steht er grundlegend für Disposition und Anfrage zur Verfügung.
Zuordnung des Guides zur Sprache
Nur wenn der Guide die ausgewählte Sprache spricht (Zuordnung in der Detailansicht des Guides) und auch für die Durchführung des Angebots in der Sprache freigeschaltet wurde (Detailansicht des Angebots), wird er für Disposition und Anfrage als buchbar dargestellt.
Zuordnung des Guides zur Altersgruppe
Nur wenn der Guide für die Durchführung von Buchungen der vorliegenden Altersgruppe freigeschaltet wurde (Detailansicht des Guides), wird er für Disposition und Anfrage als buchbar dargestellt.
Verfügbarkeit des Guides
Nur wenn der Guide verfügbar ist, wird er für Disposition und Anfrage als buchbar dargestellt.
Limitierende Faktoren des Guides
Für jeden Guide wird die Auslastung angezeigt. Nur wenn die limitierenden Faktoren des Guides durch die vorliegende Buchung nicht verletzt würden, wird er für Disposition und Anfrage als buchbar dargestellt.
Für Guides, die nicht buchbar sind, kann (ggf. in Rücksprache mit dem oder den Guides) Änderungen an Verfügbarkeiten, Sprachen, Altersgruppen, Angebotszuordnungen vorgenommen werden, um die Buchbarkeit zu gewährleisten.
Eingabemöglichkeiten
Interner Kommentar
Wie in jedem Schritt des Buchungsprozesses für Gruppenangebote wird auch hier das Feld „Interner Kommentar“ angezeigt. Hier können mit dem Kunden getätigte Absprachen vermerkt werden.
Guideverwaltung
Guide buchen
Der klassische Prozess ist das direkte Buchen eines Guides. Dies wird vorgenommen, indem die Checkbox in der Zeile des (oder der) gewünschten buchbaren Guides angeklickt wird und per Klick auf Speichern & Weiter die Guideverwaltung abgeschlossen wird.
Der Guide wird nicht sofort automatisch benachrichtigt.
Auch wenn hier von einer direkten Buchung gesprochen wird, hat das letzte Wort der Guide, der jede Buchung immer ablehnen kann.
Guides anfragen
Ein alternativer Prozess zur Guidedisposition ist die Guideanfrage. Hierbei können mehrere Guides angefragt werden. Deren Rückmeldung wird dann im System dargestellt und auf der Basis kann eine spätere Guidedisposition stattfinden.
Siehe Guidedisposition per Guide-Anfrageprozess für einen detaillierte Beschreibung.
Sobald man auf Guides anfragen klickt, öffnet sich eine Einblendung, in der ausgewählt werden kann, welche Guides angefragt werden sollen.
Auch Guides, die nicht buchbar sind, können angefragt werden.
Es kann ein Anfragekommentar eingetragen werden, der in der Anfrage an die Guides angezeigt wird.
Über einen Schnellzugriff (Button mit der Uhr) kann in die Verfügbarkeit des gewählten Guides navigiert werden.
Abbrechen schließt den Dialog und verwirft die Eingaben.
Speichern schließt den Dialog und speichert die Eingaben.
Ausgewählte Guides erhalten automatisch eine Buchungsanfrage, sobald die Buchung den Status „gebucht“ erhält.
Belegung
Über den Button mit den drei ausgefüllten Balken kann die Belegung des Guides definiert werden.
Verfügbarkeit
Über den Button mit der Uhr kann in die Verfügbarkeit des Guides navigiert werden.
Auslastung
Über den Button mit den drei nicht ausgefüllten Balken kann die Auslastung des Guides detailliert angezeigt werden. Über die bereits im Schritt Guides angezeigte Auslastung hinaus kann dort die Auslastung des Guides im Vergleich zur angegebenen Verfügbarkeit eingesehen werden.
Buchungen für den Zeitraum anzeigen
Über den Button mit dem Fähnchen können bereits vorhandene Buchungen für den Zeitraum angezeigt werden.
Es wird eine Einblendung angezeigt, in der ein Ausschnitt eines Kalenders für die Woche angezeigt wird. Darin wird der Zeitraum, für den die Buchung vorgenommen werden soll, grün hervorgehoben.
Der Benachrichtigungsstatus des Guides für die Buchung ist irrelevant. Sofern der Guide zugewiesen wurde, wird die Buchung angezeigt.
Nicht buchbare Guides ein/ausblenden
Hierüber können nicht buchbare Guides angezeigt oder ausgeblendet werden.
Buchbare Guides sind grün hinterlegt, nicht buchbare Guides sind grau hinterlegt.
Nächster Schritt
Ein Klick auf „Buchungsanfrage löschen“ löscht die Buchungsanfrage.
Ein Klick auf „Speichern & Weiter“ führt in den nächsten Schritt des Buchungsprozesses:
Buchungsprozess für Gruppenangebote – Schritt Kunden