Eine typische Frage zu Beginn eines neuen Jahres / Quartals / Monats lautet: Wie viele Besucher waren letztes Jahr / letztes Quartal / letzten Monat in Haus X? Die Antwort auf die Frage kann mitunter recht komplex sein. Je nachdem wie komplex die Eintrittsregeln sind, ist auch die Auswertung mehr oder weniger komplex. In diesem Artikel werden einige grundlegende Punkte im Hinblick auf die Auswertungsfrage beantwortet.

Buchungen und Ticketverkäufe

In der Besucherauswertung in go~mus wird grundsätzlich unterschieden zwischen Besuchern, die im Rahmen einer Buchung (Gruppenbuchung oder Einzelplatzbuchung) im Museum waren, und Besuchern, die im Rahmen eines Ticketkaufs (im Sinne einer einfachen Eintrittskarte) im Museum waren. Um die Anzahl der Gesamtbesucher zu ermitteln, müssen Sie die Buchungs-Besucher und die Ticket-Besucher jeweils einzeln auswerten und dann zusammenzählen. Damit hierbei keine Besucher doppelt gezählt werden, gilt es allerdings Folgendes zu beachten.

Für manche Buchungen ist der zusätzliche Erwerb einer Eintrittskarte notwendig, für andere nicht. Die Faktoren hierfür sind sehr divers. Z.B. kann ein Angebot oder seine Angebotskategorie so konfiguriert sein, dass der Eintrittspreis im Preis der Buchung enthalten ist und die Teilnehmenden der Buchung also keine Eintrittskarte erwerben müssen. Weiterhin kann das gesamte Museum so konfiguriert sein, dass Kinder- und Jugendgruppen generell Eintritt zahlen oder nicht. Die Buchungen, die den zusätzlichen Erwerb einer Eintrittskarte erfordern, dürfen also bei der Berechnung der Buchungs-Besucher nicht mitgezählt werden.

Als grundsätzliches Gerüst für die Ermittlung der Gesamtbesucher gilt daher:

Im Folgenden werden Sonderfälle und Details beschrieben, die bei dem obigen Vorgehen zu beachten sind.

Gruppenbuchungen

Angemeldete Teilnehmende vs. gemeldete Teilnehmende

Wenn über die Feedback-Funktion die tatsächlich erschienen Teilnehmenden eingetragen wurden, kann die Auswertung zwei Werte enthalten: Die angemeldeten Teilnehmenden (das ist die Anzahl der Teilnehmenden, die in der Buchung angegeben ist) und die gemeldeten Teilnehmenden (das ist die Anzahl der Teilnehmenden, die in der Feedback-Funktion eingetragen wurde). Wenn die Auswertung - wie z.B. die Auswertung über den Menü-Punkt Statistik - nur einen Wert enthält, gilt im Zweifel, dass der Feedback-Wert genommen wird, sofern vorhanden, und andernfalls der Wert der angemeldeten Teilnehmenden.

Begleitpersonen

In Buchungen von Gruppenangeboten können Begleitpersonen eingetragen werden. go~mus versteht Begleitpersonen als zusätzliche Begleitung, sie werden nicht als Teilnehmende einer Buchung gezählt, werden nicht bei limitierenden Faktoren berücksichtigt, werden nicht in der Preisberechnung berücksichtig und werden nicht in der Auswertung mitgezählt.

Sofern Begleitpersonen in der Auswertung berücksichtigt werden sollen, lässt sich dies leicht erreichen, indem die Feedback-Funktion genutzt wird und die Begleitpersonen für diesen Wert mitgezählt werden.

Vermietungen

Angebote vom Angebotstyp Vermietung funktionieren analog zu Angeboten vom Angebotstyp Gruppe. Vermietungs-Angebote werden standardmäßig in der Gruppen-Auswertung berücksichtigt. Sofern die Teilnehmenden einer Vermietung nicht als Besucher gezählt werden sollen, müssen diese Angebote durch Setzen passender Filter von der Auswertung ausgeschlossen werden.

Einzelplatzbuchungen

Kurse (Termingruppen)

Angebote vom Angebotstyp Kurse funktionieren analog zu Angeboten vom Angebotstyp Einzelbesucher.

Einzelplatzbuchungsbelege als Eintrittskarte

Tickets

Ticketverkäufe vs. Ticketscans

Manche Häuser verfügen über eine technische Eintrittsanlage, das heißt über die Möglichkeit, Tickets beim Eintritt in den kostenpflichtigen Bereich zu scannen (typischerweise Handscanner, manchmal auch fest installiert Drehkreuze) und damit auf Gültigkeit zu prüfen und ggf. zu entwerten. Andere Häuser arbeiten mit Sichtkontrolle (ohne Entwertung) oder entwerten Tickets direkt beim Verkauf an der Kasse. Je nachdem ob eine technische Eintrittsanlage vorhanden ist oder nicht und wie verlässlich die Tickets am Eingang entwertet werden, kann die Auswertung der Ticket-Besucher über die Anzahl der verkauften Tickets erfolgen oder über die Anzahl der durch die Eintrittsanlage gescannten und damit erfassten Tickets.

Kombi-Tickets

Manche Tickets berechtigen zum Eintritt in mehrere Häuser. Sofern eine Eintrittsanlage vorhanden ist, kann über den Eintrittsbericht genau ausgewertet werden, welche Häuser ein Käufer eines Kombitickets besucht hat. Sofern keine Eintrittsanlage vorhanden ist, kann der tatsächliche Besuch der möglichen Häuser nur geschätzt werden.

Jahreskarten

Jahreskarten berechtigen zu unbegrenzt vielen Besuchen eines Hauses oder mehrerer Häuser in einem definierten Zeitraum. Sofern eine Eintrittsanlage vorhanden ist, kann über den Eintrittsbericht genau ausgewertet werden, welche Häuser ein Jahreskarteninhaber wie oft besucht hat. Sofern keine Eintrittsanlage vorhanden ist, kann die Anzahl der tatsächlichen Besuche nur geschätzt werden.

Externe Veranstaltungen

In go~mus lassen sich externe Veranstaltungen abbilden. Diese Funktion dient primär der Blockierung von Räumen und ganzen Häusern. Besucher können mit der Funktion Externe Veranstaltung ncht erfasst oder ausgewertet werden.