In go~mus können ab Version 4.1.7 benutzerdefinierte Links zu Online-Veranstaltungen automatisch per Mail verschickt werden. Damit Sie das Feature nutzen können, muss dieses u.U. zunächst erworben und aktiviert werden.

Voraussetzung dafür ist das Entwickeln entsprechender Angebote und das Einrichten der Angebote in go~mus. Dazu benötigen die Museen Guides, die Lust haben, ihre Führungen digital anzubieten. Des Weiteren sollte möglichst darauf geachtet werden, technisch gut ausgestattet zu sein: eine funktionierende Kamera, ein modernes Smartphone ist meistens ausreichend, stabile Internetverbindung vor Ort. Es empfiehlt sich weiterhin, ein Headset oder externes Mikrofon zu verwenden, um gute Tonqualität zu garantieren. Wenn das Konzept und die Technik vorhanden sind und sich Guides gefunden haben, die die Führungen durchführen wollen, sollte unbedingt ein Testlauf durchgeführt werden. Anschließend erfolgt das Versenden der Links.

Für Einzelplatzangebote

In Einzelplatzangeboten können die Links unter Hinweise eingefügt werden. Dazu muss in der Bearbeitungsansicht des Einzelplatzangebots im Abschnitt Verkauf im Drop-Down-Menü unter Streaming-Service der entsprechende Punkt ausgewählt werden.

Dazu muss regulär ein Termin für ein Einzelplatzangebot angelegt werden. Anschließend kann in den Optionen unter Hinweise bearbeiten im darauffolgenden Fenster der entsprechende Link eingefügt werden.

Das neue Textfeld Live-Stream-URL erscheint, in das der Link für den Stream zur Veranstaltung eingefügt werden kann. Dabei kann es sich um einen Link zu einem Live-Stream handeln, oder einen Link zu bereits aufgenommenen Videos, die in den einschlägigen Video-Portalen hochgeladen wurden.

Der Link, der das neue Textfeld kopiert wird, ist der, der regulär als Einladungslink kopiert und verschickt werden kann. Um zu verhindern, dass ein Link mehrfach genutzt und geteilt wird, haben die jeweiligen Streaming-Plattformen eigene Türsteher-Mechanismen, die die Buchungen zum Beispiel an eine E-Mail-Adresse knüpfen, die bei der Anmeldung zum Stream abgefragt wird.

Zoom und Google Meet

Die derzeit wohl bekanntesten Streaming-Service sind Zoom, Youtube, Twitch und Google Meet. Hier soll exemplarisch die Einrichtung des Linkversands anhand von Zoom und Google Meet erklärt werden. Beide Plattformen haben gemeinsam, dass hier Links für zukünftige Veranstaltungen erzeugt werden können, was die Zukunftsplanung und die Einzelplatzangebots-Pflege erleichtert. Beim Einrichten eines Termins in go~mus kann also parallel ein Termin in den externen Streaming-Diensten erzeugt werden.

Weitere Streaming-Dienste

Die o.g. Streaming-Services sind natürlich nur Beispiele, die Anbindungen mit folgenden Diensten funktioniert ebenfalls (Liste nicht abschließend): Jitsi, Twitch, Discord, GoToWebinar, Microsoft Teams, Vimeo, facebook / Instagram live, Periscope.

Zoom

In der Software können Meetings im Voraus geplant werden. Dazu die in go~mus eingepflegten Daten des Einzelplatzangebots kopieren (Datum und Uhrzeit), Passwortzugriff einstellen und optional von den Erweiterten Optionen Gebrauch machen.

Sobald das Meeting in Zoom erstellt wurde, kann der Link kopiert und im Hinweis-Textfeld eingefügt werden.

Google Meet

In Google Meet können Meetings ebenfalls im Voraus geplant werden. Dazu die in go~mus eingepflegten Daten des Einzelplatzangebots im Google Kalender auswählen (Datum und Uhrzeit) und eine Google Meet-Videokonferenz hinzufügen.

Das erzeugt einen Google Meet-Einladungslink, der nun in das Textfeld im Einzelplatzangebot kopiert werden kann und als klickbarer Link per Mail verschickt wird.

Detailliertere Anweisungen zu Zoom stehen auf der offiziellen Website von Zoom. Zur Einrichtung eines Google Meets gibt es auf der Website von Google eine ausführliche Beschreibung. Es empfiehlt sich, eine Form der Anleitung an die Kundinnen und Kunden mitzuschicken, mehr dazu weiter unten. Wenn für die Veranstaltung weitere Links verfügbar gemacht werden sollen, bietet es sich an, diese über die Chat-Funktion von Zoom bereitzustellen.

Link in go~mus

Die so erzeugten Einladungslinks zu den Live-Streams können in go~mus im bestehenden Termin eines Einzelplatzangebots unter Hinweise bearbeiten eingefügt werden. Die Links werden über die Buchungsbestätigungs-E-Mails an die Kundinnen und Kunden geschickt.

Zoom-Link automatisch generieren

BETA Ab Release 4.1.9.4 steht zum Beta-Testing die Neuerung bereit, Zoom-Links automatisch in go~mus generieren zu lassen. Die Anbindung von Zoom in go~mus ermöglicht es, im Buchungsprozess von Gruppenbuchungen oder im Anlegen von Terminen ein Meeting in Zoom zu generieren. Die Meeting-ID wird automatisch in das leere Feld eingefügt, in das bislang der Link händisch kopiert wurde, und dann nach Bestellung automatisch an die Kund*innen verschickt.

Dazu müssen in den Settings die Login-Angaben für den museumseigenen Zoom-Account hinterlegt werden. Folgende Informationen werden benötigt: Zoom API Key, Zoom API Secret, Zoom Default User. Wenn Sie das automatische Erzeugen von Zoom-Links ermöglichen wollen, teilen Sie uns bitte Ihre Zoom-Credentials mit. Diese werden wir in Ihrer Instanz hinterlegen.

Aktuell erlaubt Zoom das Erstellen von 100 Meetings pro User pro Tag. Das heißt, am Tag können so 100 Meetings erstellt werden, das heißt nicht, dass am Tag “nur” 100 Meetings stattfinden können.

Wenn der Haken gesetzt ist, wird zu den in go~mus hinterlegten Buchungsdaten ein entsprechendes Meeting, bis zu 90 Tage im Voraus planbar, angelegt und der Link zum Meeting automatisch verschickt. Wenn Sie die Links per Hand einfügen möchten, können Sie das weiterhin tun. Des Weiteren überschreibt der Haken URLs, die im Feld darüber eingefügt werden.

Der automatisch generierte Zoom-Link wird in der Gruppenbuchung angezeigt und kann über “Hinweise bearbeiten” angepasst werden. Dort sind ebenfalls die Stream ID und der Stream Passcode hinterlegt.

Unter “Hinweise bearbeiten” finden Sie die Möglichkeit, die automatisch generierten Meeting-Daten zu editieren. Das gilt sowohl für Gruppenbuchungen als auch für Einzelplatztermine. Diese Daten können über Platzhalter direkt an die Kund*innen verschickt werden.

Link manuell einfügen

Alle anderen Streaming-Dienste lassen sich nach wie vor per Hand einfügen, wenn die entsprechenden Meeting-Daten im Tool generiert wurden.

Über Dynamische Platzhalter lassen sich die gewünschten Inhalte individuell anpassen und verschicken. Wie dynamische Platzhalter eingerichtet werden, kann im Helpdesk unter Dynamische Platzhalter nachgelesen werden. Hier wurde exemplarisch der dynamische Platzhalter [[DYN_ORDER_CUSTOM_STREAMING_LINK]] gewählt.

So sieht dann das entsprechende Regelmatching aus:

Das ist dann die entsprechende Textausgabe in der Mail. Es bietet sich an, in der E-Mail Installationshinweise für den Streaming-Service einzufügen, um die Kundinnen und Kunden rechtzeitig über Mehraufwände vor Beginn der Veranstaltung zu informieren.

Des Weiteren gibt es neue Platzhalter, die für das Versenden von E-Mails mit externen Streaming- oder Video-Links genutzt werden können.

Für Bestellungen:

Für Buchungen:

Termin duplizieren

Es gibt bei einigen Streaming-Diensten die Möglichkeit, permanente oder wiederkehrende Streams einzurichten. Soll zum Beispiel jeden Freitag zur selben Zeit dieselbe Führung stattfinden, kann ein Termin, bei dem ein Streaming-Link hinterlegt wurde, dupliziert werden. Der entsprechende Link wird im neuen Termin automatisch angezeigt. Das muss beachtet werden, wenn wiederkehrende Termine angelegt werden, die unterschiedliche Links bedienen sollen.

Versand mehrerer Links

Werden mehrere Einzelplatztermine gleichzeitig in einer Bestellung zusammengefasst, erfolgt eine separate Ausgabe der unterschiedlichen Links als Listenansicht per E-Mail. Das gilt sowohl für Termine mit gleichen (wiederkehrenden) Links, als auch für Termine mit verschiedenen Links.

In der E-Mail erscheinen die beiden Termine als Liste:

Mehrere Bestellungen

Liegen mehrere Buchungen in einer Bestellung, von denen eine oder mehrere zu Live-Streams gehören, werden die Stream-Links wie o.g. einfach oder als Liste angezeigt. Die Buchungsbestätigungs-E-Mail enthält im Anhang wie gewohnt die PDFs, die für alle anderen Buchungen in der Bestellung verschickt werden.

Ausgabe auf Buchungsbelegen

Streaming Links können auch auf PDF-Buchungsbelegen ausgegeben werden. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

• Angebotsspezifische PDF-Vorlage erstellen

• Vorlage bearbeiten

• Option “Zusätzliche Informationen drucken” aktivieren

• Im Bereich Text einen Text mit dem Platzhalter [[BOOKING_STREAM_LINK]] eintragen
  (Achtung! Diesen Platzhalter in PDF-Vorlagen sowohl bei Einzelplatz- als auch Gruppenangeboten verwenden)

Die Ausgabe des Textes samt Link erfolgt auf der zweiten Seite des PDF-Buchungsbelegs.

Für Gruppenangebote

Für Gruppenbuchungen kann im Buchungsprozess ebenfalls ein Streaming-Link hinterlegt werden. Dieser kann dann in der Bestell- oder Buchungsbestätigung über (dynamische) Platzhalter per Mail verschickt werden.

Abweichend von der Einrichtung für Einzelplatzangebote, erfolgt das Einfügen des Links im Buchungsprozess. Wenn eine Buchung erfasst wird, kann im Schritt “Zusammenfassung”, sofern das Setting aktiviert wurde, ein Link eingefügt werden.

Der so eingefügte Link wird anschließend auf der Detailseite der Gruppenbuchung angezeigt. Der Link kann unter “Hinweise bearbeiten” gelöscht, geändert oder nachträglich eingefügt werden.